eRegistrator

Možemo imati pohranjeno nekoliko verzija istog dokumenta. Sustav omogućuje sljedivost pristupa i rad s pojedinačnim dokumentima. Dokumenti se mogu zaštititi od neovlaštenog dodavanja, pregleda, izmjene i uklanjanja iz upotrebe.

Autentičnost i cjelovitost pohranjenih dokumenata osiguravamo njihovim digitalnim potpisivanjem. Dokumente bilo kojeg formata možemo potpisati potpisivanjem omotnice koja sadrži dokument i potpis. Za potpisivanje nam je potreban važeći digitalni certifikat. Osim samog potpisa, možemo napisati i svrhu potpisivanja. PDF dokumenti se također mogu potpisati izravno prema standardima za potpisivanje PDF datoteka. U trenutku potpisivanja, vrijeme potpisa može se dobiti s lokalnog računala ili od certificiranog pružatelja usluga Time Stamping Authority (TSA).

U slučaju da korisnik osim Saop sustava koristi i druga rješenja za upravljanje poslovanjem i treba prikazati dokumente pohranjene u eRegistratoru ili želi spremiti dokumente izravno u eRegistrator, to može učiniti putem posebnog programskog sučelja koje brine o povezivanju eRegistratora s vanjskim svijetom. U ovom načinu pristupa koriste se iste sigurnosne ovlasti kao i u pristupu putem Saop sustava.

Skup dokumenata koji se odnose na određeni slučaj (npr. kupnja, prodaja itd.) može se grupirati u mapu. Mape omogućuju jednostavno zajedničko upravljanje i pristup dokumentima koji pripadaju pojedinoj jedinici, bez obzira kojem entitetu (kupcu, artiklu, zaposleniku, ...) dokument pripada. Mapi mogu pristupiti samo operateri koje je administrator mape ovlastio za takav pristup.

U skladu sa sigurnosnim ovlaštenjima, dokumentima se može pristupiti putem:

• Document Explorer, koji vam omogućuje rad s dokumentima pohranjenim na određenom entitetu
• Pregled dokumenata, koji vam omogućuje rad sa svim dokumentima pohranjenim u sustavu eRegistratora
• Banneri s privitcima, što vam omogućuje prilaganje i pregled pojedinačnih dokumenata kao dio procesa koji se obrađuju u Saop sustavu

Dokumenti se dodaju u eRegistrator na sljedeće načine:

• kopiranjem dokumenata,
• izradom dokumenata iz predložaka,
• izradom dokumenata iz postojećih dokumenata sustava,
• skeniranjem dokumenata,
• automatskom pohranom dokumenata iz modula Saop sustava,
• izravnim spremanjem lista i izvoza iz izvješća Saop Izvjestitelja,
• dodavanjem dokumenata izravno od vanjskih klijenata povezanih s eRegistratorom putem programskog sučelja

Prilikom dodavanja dokumenta u sustav, dokumentu se dodjeljuje rok do kojeg će biti pohranjen u sustavu eRegistratora, ovisno o vrsti dokumenta u koji je klasificiran. Ako je dokument definiran kao arhivski ili trajni dokument, rok se ne poštuje jer se građa ne uklanja iz eRegistratora.

Osim rada unutar Saop sustava, eRegistrator može raditi i zajedno s drugim servisima. Trenutačno je implementirana veza s:

• Raspoređivač zadataka - Saop Upravitelj zadataka
• Univerzalnim programskim sučeljem za povezivanje s vanjskim klijentima

Prije korištenja digitalnog certifikata za potpisivanje dokumenata u Saop-u, njegov javni dio prvo mora biti povezan s operaterom Saop sustava. Pojedinačnom operateru može se dopustiti više digitalnih certifikata za potpisivanje u Saop sustavu, ali jedan certifikat mora biti definiran kao zadani.